En los tiempos del confinamiento en España, el uso de aplicaciones para videoconferencias gratuitas y las reuniones virtuales se dispararon. El teletrabajo saltó en mayo del 5% de los trabajadores al 34%. Algunos analistas opinan que hay un 30% de empleados que seguirán teletrabajando y no volverán a sus hábitos anteriores. De ahí que las aplicaciones como Microsoft Teams, Zoom y otras se hayan vuelto fundamentales. Hoy analizamos cinco aplicaciones para videoconferencias que se usan a nivel empresarial, en su versión gratuita.
CONTENIDOS
1. Microsoft Teams
2. Zoom
3. Skype
4. Slack
5. Webex Meetings
Nuestra conclusión
1.Microsoft Teams, pisando fuerte en entornos profesionales
Tras llegar los 44 millones de usuarios diarios activos en marzo, en mayo alcanzó un nuevo techo con 75 millones. Es, junto con Zoom, la aplicación con un crecimiento mayor, desplazando a Slack como herramienta para el entorno de trabajo virtual.
¿Qué ventajas tiene Teams?
Teams es una aplicación con infinidad de funciones de empresa. Permite crear reuniones, programarlas y grabarlas. A nivel técnico cuenta con una suspensión de ruido en tiempo real que está muy valorada, porque apenas se percibe ruido de fondo. Y tiene también soporte sin conexión y bajo ancho de banda que permite en circunstancias muy precarias mantener la comunicación por chat.
Las funciones básicas (chat, comunicación por vídeo y voz, compartir pantalla, gestionar invitados a reunión) son completas e intuitivas en la versión gratuita. Permite organizar los miembros en Grupos y Canales, lo que permite distintos niveles de privacidad en la organización. Incluye también 10 GB de almacenamiento de archivos para el equipo y 2 GB por persona para almacenamiento personal.
Ejemplo de grupo de Teams, con dos canales creados
En las versiones de pago cuenta con diversas aplicaciones para facilitar el trabajo diario, como Planner (para planificar y hacer seguimiento de tareas) o Polly (para votaciones con múltiples respuestas para muchos usuarios o encuestas). Pero no solo eso, Teams aspira a ser “la” solución para entornos virtuales de trabajo, así que integra cada vez muchas más aplicaciones para el trabajo en la empresa.
En su versión de pago, Microsoft Teams se incluyen en los packs de Microsoft 365, el de Empresa Básico comienza en 4,20€ al mes por usuario.
2. Zoom, ascenso meteórico en 2020
Aunque no están claras las cifras de usuarios activos únicos, Zoom triplicó sus clientes empresariales (más de 10 usuarios) entre finales de 2019 (81.900) y marzo de 2020 (265.400), cuadriplicándolos en julio de 2020. En cuanto a participantes en sus reuniones (no usuarios activos diarios), pasó de 10 millones en 2019 a 300 millones en abril de 2020 (dejando claro que no es lo mismo un participante, que no tiene por qué estar dado de alta en la aplicación, que un usuario). En cualquier caso, su ascenso ha sido meteórico.
¿Qué ventajas tiene Zoom?
Zoom es muy solvente en las funciones básicas como chat, conexión por audio y vídeo, compartir pantalla y gestionar reuniones. Por otra parte, siempre ha llamado la atención las funciones de escritura y dibujo en la pantalla virtual, incorporadas desde el principio.
Ejemplo de un webinar sobre excel en Zoom con las opciones de pizarra
Por otra parte, su versión gratuita siempre ha estado ahí. Otras aplicaciones solo han incorporado opciones gratuitas recientemente (y Teams regaló licencias de 6 meses durante la pandemia, en una operación que tuvo tanto de altruismo como de marketing). La versión gratuita de Zoom permite hasta 100 participantes y una limitación de tiempo de 40 minutos. Más que suficiente para la mayoría de reuniones de amigos y familiares, y motivo del ascenso meteórico de la compañía. Sin duda está en el pódium de las mejores aplicaciones para videoconferencias gratuitas.
Para videoconferencias profesionales, Zoom Rooms da una mejor combinación con elementos de hardware y mejora la experiencia, pero también tiene un coste mayor.
El precio de la versión de pago de Zoom Meetings arranca desde 13,99€ al mes. El de Zoom Rooms es de 46€ al mes por cada sala.
3. Skype, líder en aplicaciones para videoconferencias gratuitas
En el pico de la pandemia (marzo/abril) sus usuarios diarios activos aumentaron en un 70%, llegando a los 40 millones de usuarios.
Skype se ha usado tradicionalmente para reuniones a distancia, tanto familiares y de amigos, como comerciales. Desde que la compró Microsoft en 2011, tiene el mantenimiento y la solvencia que da un gran fabricante, pero Skype ya funcionaba muy bien técnicamente antes.
¿Qué ventajas tiene Skype?
La calidad de las videollamadas en Skype es buena, y apenas tiene límites. Skype se desenvuelve bien en las videollamadas, los grupos y la función de compartir pantalla, que en 2019 incorporó también al móvil (no solo a la versión de escritorio). Las videollamadas grupales están sujetas a un límite de uso razonable de 100 horas por mes y no más de 10 horas por día. Hay un límite de 4 horas por videollamada individual. Cuando se superan esos máximos, la comunicación no se interrumpe, pero sí pasa a ser solo audio. En cuanto a los participantes, tiene una limitación de 50. Permite compartir documentos y pantalla, aunque no tiene todas las funciones que se necesitaría para hacer webinars. Como pertenece a Microsoft, basta con tener una cuenta de este proveedor para convocar una reunión de Skype, pero no es imprescindible tenerla para asistir con la opción de “Reunirse ahora”, que también permite enviar capturas, grabar las llamadas y tener chats y reacciones sociales. Sin duda es la mejor opción de las aplicaciones para videoconferencias gratuitas a nivel particular, por su falta de limitaciones.
La función “Reunirse ahora” y las opciones que permite
Si bien Skype Empresarial contaba con más funciones para reuniones en línea, actualmente Microsoft Teams sustituye a Skype Empresarial Online como solución profesional para reuniones online de Microsoft.
La versión de pago de Skype está incluida en Microsoft 365 y tiene un coste para la versión Personal de 7€mes para una persona, si bien incluye todo Office y 1 TB de One Drive.
4. Slack, la solución clásica para entornos de trabajo
Siempre ha sido una aplicación planteada para entornos de trabajo, comunicando a las personas, los datos y las aplicaciones. La idea es que los usuarios puedan desarrollar su trabajo de empresa con las menores limitaciones posibles, pese a estar a distancia. Lo importante para la compañía son los clientes de pago, y contaban con 110.000 en 2019 (más que Zoom), pero su ascenso en los meses de la pandemia fue de “solo” otros 9.000. Otras aplicaciones como Zoom y Teams le comieron terreno, con aumentos de un 300%, en lugar de ese tímido 10% de Slack. En los meses álgidos de la pandemia tenía unos 12 millones de usuarios activos diarios. Pero, aunque su crecimiento no fuera el esperado, sigue siendo uno de los mejores fabricantes para entornos de trabajo virtuales.
¿Qué ventajas tiene Slack?
Slack está pensada desde el principio para el uso empresarial, así que las funcionalidades son mucho más amplias que una aplicación nacida para otros entornos. Slack se precia de integrar hasta 1.500 apps diferentes. El uso de las acciones básicas como realizar conversaciones, compartir documentos de todo tipo y agrupar a tus contactos en canales es fluido, incluso cuando integra otras aplicaciones, como Google Drive o DropBox.
Otra ventaja es que, aunque esté pensada para el mundo de la empresa, existe una versión gratuita que te permite buscar hasta 10.000 mensajes hacia atrás, con 5 GB de almacenamiento, 10 servicios integrados y sin limitación de miembros. No está pensada como herramienta para videoconferencias gratuita, pero ha mejorado mucho en ese aspecto.
Ejemplo de Slack de pago, con varias apps disponibles
El precio más bajo de Slack de pago (la versión Standard) es 6,25€/mes, pero el de la versión Enterprise Grid –la más alta- es bajo presupuesto personalizado.
5. Webex Meetings, entrando en las aplicaciones gratuitas
Webex siempre ha sido un servicio profesional para empresas, con una buena calidad para videoconferencias y clases online, funcionando desde 1995. En 2007 fue adquirida por Cisco. En abril de 2020 anunciaron que tenían más de 500 millones de participantes (recordando que esto no es lo mismo que usuarios activos diarios). Como curiosidad, Eric Yuan, el CEO de Zoom empezó trabajando allí.
¿Qué ventajas tiene Webex?
Su versión gratuita ofrece actualmente reuniones virtuales en las cuales los participantes pueden compartir hasta cinco vídeos de transmisión activa, con 25 participantes, pizarras de reunión, preguntas y respuestas, sondeo y función de alzar la mano. Tiene una restricción de tiempo hasta 50 minutos y permite grabar la sesión para verlo más tarde. Para un usuario que no quiere gastar nada es más que suficiente, y se va posicionando entre las mejores aplicaciones para videoconferencias gratuitas.
Reunión virtual de Webex compartiendo 5 aplicaciones diferentes.
Pero además es totalmente escalable, por lo que puedes ir ampliando funciones tanto para una PYME como para una gran empresa multinacional, prácticamente sin techo de mejoras.
La versión de pago de Cisco Webex cuesta a partir de 12,85€/mes por anfitrión.
Nuestra conclusión
Como puedes ver, Teams y Slack son probablemente las soluciones más completas, por la versatilidad de las aplicaciones que integran, pero para llegar a dichas aplicaciones hay que elegir alguna de sus opciones superiores de pago. Teams ha desplazado claramente a Slack como la gran solución para entornos de trabajo. Skype es la solución más indicada para reuniones en el ámbito privado por su falta de limitaciones en su versión gratuita. Zoom está también a la cabeza como herramienta gratuita, pero aún no como herramienta de pago. Y Webex, que proviene del ámbito empresarial, ha entrado con fuerza con su versión gratuita en ámbitos no empresariales.
En nuestra próxima publicación hablaremos de 5 recursos de comunicación para videoconferencias.
