A la hora de configurar Gextor, una de las acciones más importantes y que a menudo se pasa por alto es cómo debemos configurar los aspectos de seguridad de los usuarios de Gextor. A esto hay que añadir una buena política de contraseñas seguras. De este modo puedes proteger tus datos de los errores de usuario.
¿Qué política de usuarios se adapta mejor para proteger tus datos?
Lo primero que debemos decidir es: ¿Vamos a crear usuarios genéricos compartidos por varios usuarios? ¿O por el contrario, cada empleado tendrá su propio usuario con su nombre?
Podemos pensar que usuarios compartidos es lo más fácil pero, si optamos por esta opción, luego no podremos llevar un control de quién ha realizado algunas tareas, como cuando revisamos quién ha modificado documentos de gestión. Para esta opción accedemos al Administrador, menú Utilidades / Auditoria de modificaciones, pero no es efectiva si tenemos usuarios compartidos.
Ventana de Auditoría de documentos modificados
Sin embargo, las dos opciones son perfectamente válidas y todo dependerá de las necesidades de cada negocio, pudiendo variar la elección por departamentos dentro de una misma empresa. Por ejemplo, en un mostrador donde hay 5 vendedores y solo 3 ordenadores no es viable que cada usuario se tenga que registrar antes de vender y crearemos usuarios de caja. Sin embargo en el departamento de administración, donde cada empleado tiene asignado un ordenador, sí podemos crearle un usuario a cada uno.
Asignar permisos correctamente te ayuda a proteger tus datos
Una vez tenemos esto claro, una buena manera de continuar es preguntarnos: ¿Todos los usuarios tienen que tener acceso a todos los datos? ¿O debemos controlar que información va a tener disponible cada usuario?
Puede que tengamos una PYME donde trabajen solo miembros de la familia y tengamos confianza para que todos los usuarios vean todos los datos, pero esto no es lo normal. Lo normal es que tengamos que recurrir a la ventana de permisos de Gextor y asignarle a cada usuario solo los permisos que necesite en su día a día. Para acceder a esta opción se hace desde el Administrador, menú Usuarios / Usuarios y Contraseñas.
Asignación de permisos de usuario
Protege tus datos, usa contraseñas seguras
Debemos tener en cuenta que cuando trabajamos con datos de carácter personal de clientes, proveedores o incluso nuestro propio personal debemos cumplir con la L.O.P.D. No solo es registrar los ficheros pertinentes en la AEPD, también tenemos que asegurarnos de que los datos no son accesibles por cualquiera. Tanto si los usuarios son compartidos como si no lo son o si tienen permisos para acceder a todo o solo a una función del programa, es importante que las contraseñas de los usuarios sean lo más seguras posibles.
Una contraseña segura tiene que ser larga, combinar números, símbolos y letras, preferiblemente mayúsculas y minúsculas. También es importante que no uses datos personales, una contraseña con tu nombre y tu fecha de nacimiento puede ser larga y contener letras, números y símbolos, pero esto solo hace que sea difícil de descifrar por un ordenador a base de prueba error, una persona que te conozca podría adivinarla.
Recuerda, una política de contraseñas segura junto con un uso adecuado de los permisos de usuario puede ahorrarte muchos disgustos. Protege tus datos, son uno de los activos más importantes de tu empresa.
Para saber más de… contraseñas Seguras
http://www.extrasoft.es/como-usar-contrasenas-seguras-y-no-morir-en-el-intento/
https://www.osi.es/es/contrasenas
