Gextor SAC es el Sistema de Autorización de Compras de la familia Gextor. Desde hace tiempo se hacía necesario un sistema con varios perfiles de autorización para aprobar las compras en empresas con grandes consumos. Tras diversos acuerdos con cliente, cuyas necesidades evaluamos, dando lugar a este nuevo módulo.
Gextor SAC se basa en perfiles de usuarios, que crean solicitudes de gastos, o bien pedidos o facturas. También, dado que está enlazado con Gextor Contabilidad, permite establecer tipos de gastos con asignación de cuentas, preparando ya la distribución analítica del gasto cuando se contabilice.
El flujo de trabajo comienza con un pedido que se da de alta en el sistema, que debe ser aceptado por un perfil diferente al solicitante. Dependiendo del flujo de trabajo de la empresa, puede haber diferentes perfiles con distintos grados para autorizar pedidos, gastos o facturas.
Diferentes perfiles de usuarios
Los perfiles de usuarios que podemos crear se dividen en:
Administrador: Usuario que administra opciones de otros usuarios y perfiles
Solicitante: El que solicita un pedido o factura y que debe confirmar posteriormente la realización del servicio
Autorizador: Puede autorizar/revisar autorizaciones, pedidos y facturas; y en otra fase certificar que se ha realizado el servicio correctamente
Confirmador: Inicia la petición de confirmación del servicio prestado, cuando llega la factura del proveedor.
Contabilizador: Una vez el servicio se ha realizado y está confirmado y certificado, lo contabiliza.
Los distintos perfiles de usuario tienen diferentes capacidades para autorizar, y también pueden asignados a diferentes sucursales y empresas.
Cada usuario puede ver en todo momento las tareas que tienen asignadas y están pendientes de hacer, ya sean autorizaciones, pedidos o facturas, o confirmaciones. Si se desea, el flujo de trabajo genera correos electrónicos a cada una de las partes encargadas del servicio o su aprobación.
El sistema también permite que se puedan establecer comentarios entre los encargados de autorizar o no el flujo de trabajo.
Contabilización
El Sistema de Autorización de Compras está enlazado con Gextor Contabilidad, estableciendo también un proceso de trabajo que enlaza con el módulo contable.
A la hora de contabilizar, tenemos dos opciones:
- O bien el usuario tiene la factura, en cuyo caso se contabiliza creando los efectos, el pago si es el caso, la analítica.
- O bien, si no ha llegado la factura, se provisiona, creando los asientos a la espera de que llegue la factura, y en ese momento se desprovisiona.
El SAC también permite crear remesas de pago, que pueden entrar también en el flujo de aprobación. Desde Gextor Contabilidad se podrá trabajar con esas remesas, pero hasta que no se aprueben, no se podrá generar ni contabilidad.
Con este módulo, hemos dado respuesta a la demanda que nuestros clientes nos hacían de una aplicación que controle todo el flujo de gastos y compras de una organización. Ahora, solo es cuestión de que comprobéis si cumple vuestras expectativas. Y si no es así, estamos abiertos a vuestras sugerencias. 🙂
