Entre las actividades que una empresa desarrolla para difundir su imagen o sus productos hay una especialmente frecuente en nuestro país: las comidas de negocios. Se dice que España es un país en que los acuerdos comerciales se suelen ratificar después de una buena comida. Sin embargo, los abusos que ha habido en este capítulo de gastos, ha hecho que nos preguntemos si toda factura de comida de negocios es una factura deducible en el Impuesto de Sociedades.

Para empezar, tenemos que distinguir entre GASTOS PROFESIONALES y GASTOS DE REPRESENTACIÓN.

Los GASTOS PROFESIONALES son todos aquellos que se hacen con la finalidad de mejorar la actividad principal de la empresa. Así, se incluyen gastos para formarse, realizar visitas comerciales y técnicas.

Los que consumen en este tipo de gastos son comerciales, directivos y empleados.

Ejemplo de este tipo de gastos son los invertidos en un desplazamiento en coche de empresa (o privado usado para esos fines), como el combustible. También los billetes de los distintos medios de transporte o las dietas. En todos los casos, hablamos de desplazamientos para visitar a un cliente o hacerle un mantenimiento técnico, un congreso relacionado con la actividad principal de la empresa. Un curso o actividad encaminada a mejorar el rendimiento de los empleados también corresponde a este tipo de gastos.

Los GASTOS DE REPRESENTACIÓN son todos aquellos que realizar la empresa o ente público para promocionarse y mejorar su imagen ante proveedores, clientes u otros entes públicos.

Los que consumen son clientes, proveedores y prospectos (clientes potenciales).

Ejemplo de este tipo de gastos son las comidas de negociación, la invitación a un evento deportivo o cultural a un grupo de clientes o proveedores. También el catering de charlas promocionales para captar nuevos clientes.

La factura generada para este tipo de gastos… ¿Es una factura deducible?

En el caso de los gastos profesionales, son deducibles si:

• Guardan relación con la actividad económica principal de la empresa.
• Están correctamente registrados en la contabilidad de la empresa.

Los gastos relacionados con los empleados, son deducibles los que se realizan con arreglo a los usos y costumbres, según la Ley 27 del Impuesto de Sociedades, de 27/11/2014. Así, una cena de empresa sería deducible si lleva realizándose –de acuerdo a usos y costumbres– los últimos años. Es típico el ejemplo de cena de Navidad. Para ello debemos probar que se ha realizado también el año anterior conservando los documentos (facturas) que lo justifican.

En el caso de los gastos de representación, son deducibles:

• Si promocionan directa o indirectamente los bienes y servicios a clientes o proveedores.
• Si se prueba que guardan relación con los ingresos de la empresa.
• Están correctamente registrados en la contabilidad de la empresa.

¿Cómo se completa correctamente una factura deducible?

En los gastos profesionales debe figurar en la factura:

• El concepto.
• El importe.
• La fecha.
• El desglose del IVA.
• Los datos identificativos del destinatario de la factura.

Si se trata de facturas simplificadas debe figurar al menos:

• Datos identificativos del destinatario, que serán nombre y domicilio.
• Desglose de IVA.

También se deben incluir las notas de gastos.

En los gastos de representación se justifican con facturas, con el mismo detalle y con notas de gastos o justificantes que acrediten la vinculación con la actividad comercial. En cualquier caso, deben figurar nombres de clientes y/o proveedores y el concepto que justifique dicha vinculación.

¿Qué gastos no tienen factura deducible?

No se consideran gastos deducibles:

• Las llamadas Liberalidades, cuando no existe o no se acredita relación del gasto con la actividad o su promoción. Si por ejemplo la empresa decide hacer un sorteo interno de unas entradas de un espectáculo para incentivar a sus empleados, dicho gasto no es deducible. Tampoco una cena realizada por un comercial en jornada no laboral y sin presencia de cliente o proveedor alguno.
• Los regalos como joyas, las multas o las pérdidas del juego. Un anillo para la pareja de un directivo, o la multa al desplazarse a visitar a un cliente, no son gastos deducibles.
• Los gastos de acompañantes, ya sea de clientes, directivos o empleados, en ningún caso son gastos deducibles.
• Los regalos de un importe excesivo (un coche o yate).

Además, el total de gastos de representación deducidos no puede superar el 1% de la cifra de negocios neta del periodo impositivo.

Esperamos haber aclarado si esa suculenta cena que os habéis tomado para celebrar el fin del ejercicio con vuestros clientes es factura deducible o no. En este caso hemos probado que, dado que en ella han participado tus clientes, y por tanto estás promoviendo los bienes y servicios de tu empresa entre ellos, sí es deducible.

¡Eso sí, recuerda guardar la factura deducible y contabilizarla!

A punto de culminar el año, es bueno que te vayas haciendo a la idea de los modelos oficiales que habrá que presentar en Enero. Prepara tus impuestos con Gextor, y no te lleves sorpresas.

Puedes acceder al módulo de Modelos Oficiales desde Contabilidad / Modelos Oficiales:

Una vez en el módulo, accedemos a los modelos de RENTA desde IRPF, que está dividido en:

• IRPF (111,115,130,131,216) y
• Resúmenes anuales (180,190 y 296)

IVA: Contabilidad> Modelos Oficiales> IVA, que está dividido en:

• IVA: (303, 340 y 349)
• Resúmenes anuales (390)
• Operaciones con terceros (347 y 140 –Bizkaia-)

A continuación, te recordamos las fechas límite de presentación de los modelos oficiales durante en el mes de Enero. Para las distintas variaciones de los modelos 036, 037 y 039 –no disponibles en Gextor- cuya fecha límite es el 02/01/2017, te remitimos al siguiente enlace de la Agencia Tributaria. Dividimos los impuestos en los grupos en RENTA Y SOCIEDADES e IVA. Te destacamos en verde todos aquellos modelos disponibles en nuestro programa, para que puedas preparar tus impuestos con Gextor.

Calendario de impuestos

HASTA EL 20/01/2016

RENTA Y SOCIEDADES

Diciembre 2016. Grandes empresas: 111, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 230 Cuarto trimestre 2016: 111, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 136

IVA

Comunicación de incorporaciones en el mes de diciembre, régimen especial del grupo de entidades: 039 Cuarto trimestre 2016: Servicios vía electrónica: 368

HASTA EL 30/01/2016

RENTA y SOCIEDADES

Pagos fraccionados Renta Cuarto trimestre 2016. Estimación directa: 130 Estimación objetiva: 131

IVA

Diciembre 2016. Autoliquidación: 303

Diciembre 2016. Grupo de entidades, modelo individual: 322

Diciembre 2016. Declaración de operaciones incluidas en los libros registro del IVA e IGIC y otras operaciones: 340

Diciembre 2016. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: 349

Diciembre 2016. Grupo de entidades, modelo agregado: 353

Diciembre 2016 (o año 2016). Operaciones asimiladas a las importaciones: 380

Cuarto trimestre 2016. Autoliquidación: 303

Cuarto trimestre 2016. Declaración-liquidación no periódica: 309

Cuarto trimestre (o año 2016). Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: 349

Cuarto trimestre 2016. Operaciones asimiladas a las importaciones: 380

Resumen anual 2016: 390

Solicitud de devolución recargo de equivalencia y sujetos pasivos ocasionales: 308

Reintegro de compensaciones en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca: 341

Opción o revocación de la aplicación prorrata especial para 2017 y siguientes, si se inició la actividad en el último trimestre de 2016: 036/037

Solicitud de aplicación del porcentaje provisional de deducción distinto del fijado como definitivo en el año precedente: sin modelo

HASTA EL 31/01/2016

RENTA Y SOCIEDADES

Retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, ganancias derivadas de acciones y participaciones de las instituciones de inversión colectiva, rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, capital mobiliario, personas autorizadas y saldos en cuentas. Resumen anual 2016: 180, 188, 190, 193, 193-S, 194, 196, 270

IVA

Solicitud de aplicación del porcentaje provisional de deducción distinto del fijado como definitivo en el año precedente: sin modelo

Si quieres ampliar esta información, te remitimos al Calendario del Contribuyente de la Agencia Tributaria.

Cambios en el modelo 190

Por último, te indicamos los cambios más significativos este año. Fundamentalmente, son los del modelo 190 (“Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF”). Este modelo ya había tenido cambios y los vuelve a tener este año, según la Orden HAP/1626/2016

• CLAVE A: Rendimientos del trabajo de empleados por cuenta ajena en general

Se eliminan todas las subclaves.

• CLAVE B: Pensiones y otras prestaciones (previstas en el artículo 17.2 de la ley del Impuesto).

Se elimina la subclave 04.

• CLAVE G: Rendimientos por actividades profesionales

Se elimina la subclave 04.

• Los datos adicionales de las percepciones, es decir, datos como el año de nacimiento, situación familiar, NIF del cónyuge en caso de estar casado/a,… solo se podrán cumplimentar en las claves A, B.01, B.03, C, E.01 y E.02.

• Se suprime el campo “Movilidad geográfica-aceptación en 2014”, al no resultar ya de aplicación a partir del 01/01/2016.

• Se añaden campos específicos para cumplimentar por separado los importes de las percepciones derivadas de incapacidad laboral.

Esperamos que te hayas hecho una idea de los modelos para que puedas preparar tus impuestos con Gextor. Como habrás visto, la mayoría de ellos no cambian respecto al año anterior, así que si las los presentaste con Gextor, lo tienes muy fácil. Y si tienes cualquier duda, nuestro departamento técnico está a tu disposición. Prepara tus impuestos con Gextor…¡y no te lleves sorpresas!

La declaración de la Renta cambia en 2016 radicalmente. No solo porque con la presentación del IRPF 2016 comienza la transición del programa informático de PADRE a RENTA WEB, sino también porque el itinerario de presentación es diferente. En el caso de que tenga rendimientos por actividades económicas, no podrá usar RENTA WEB y tendrá que utilizar el programa PADRE, hasta ahora el único vigente. Es decir, que los autónomos seguirán haciendo la declaración de la renta on-line como hasta ahora. Básicamente, en los perfiles de presentación del IRPF 2016 hay dos grupos (trabajadores por cuenta ajena o trabajadores por cuenta propia). Además se abre la posibilidad para otros colectivos, como los que tenían rendimiento de capital inmobiliario, ganancias patrimoniales sin retención y otros.

1. Perfil Renta WEB: Puede ser un un perfil “Inmediato” (solo pendientes de confirmar borrador) o un perfil “Paso a paso”, es decir, los contribuyentes con rentas de trabajo que tienen que aportar información antes de presentar la declaración

2. Perfil programa PADRE: Contribuyentes que tengan rentas de actividades económicas (autónomos o trabajadores freelance). El motivo de la transición de PADRE a RENTA WEB es que el primero no está disponible para dispositivos móviles y cada vez es más frecuente el acceso mediante smartphones y tablets a la declaración.

RENTA WEB tiene algunas ventajas como que no requiere java, que permite hacer la declaración en dispositivos móviles y también iniciarla en un tipo de dispositivo (Tablet) y terminarla en otro (PC). Lo primero que vemos al acceder al sitio RENTA 2015 es aparecen conjuntamente la Tramitación on-line (RENTA WEB) y la descarga del programa PADRE. Vemos también que la tramitación del Borrador está integrada dentro de RENTA WEB.

Presentación del IRPF 2016 mediante Renta WEB

Los accesos a RENTA WEB se pueden hacer de tres modos:

1. Mediante certificado electrónico o DNI Electrónico
2. Mediante Sistema clave PIN
3. Mediante número de referencia de la declaración o el contenido de la casilla 490 de la renta 2014

El sistema RENO (servicio para enviar el número de referencia del borrador vía SMS) ha cambiado. Sin salir de Reno se podrá acceder a borrador y declaración o consulta de datos fiscales. Además deja de ser una referencia única, dado que se entregará una diferente por cada solicitud con un máximo de 3 al día, siendo solo válida la última. Esta referencia estará vigente hasta la declaración de la renta 2016. Esta gráfica de la Agencia Tributaria explica cómo funcionaba Reno en 2014 y cómo funciona ahora: Una vez en RENTA WEB vemos las opciones disponibles y también que nos remite a PADRE si hemos tenido actividad económica: Una vez en RENTA WEB (primer enlace), el itinerario de consulta y presentación de declaración tiene una navegación más sencilla que la del anterior programa Lo primero que hay que hacer es aceptar los datos personales: Si se trata de un borrador/declaración con cónyuge, para comparar las opciones de tributación, habrá que introducir el número de referencia del cónyuge: Cuando la aplicación detecte que se deben trasladar a la declaración datos fiscales adicionales, tendrá que seguir las instrucciones de las siguientes ventanas para incorporar esta información. A continuación accedemos al resumen de declaraciones y si estamos conformes podemos presentar la declaración desde ahí: Pero lo normal será que tengamos que revisar algo o modificarlo, si es así pulsamos el botón “Continuar con la declaración”, para revisar y corregir las distintas páginas del modelo:

PRESENTACIÓN DEL IRPF 2016

Antes de presentar la declaración comprobamos que no tiene errores, pulsando el botón “Validar”. Los avisos no impiden la presentación, pero sirven para verificar la cumplimentación:

También es muy importante que tengas en cuenta estas fechas:

• 06/04/2016: Solicitud de borrador y confirmación por internet del borrador de renta y de las declaraciones de renta y patrimonio 2015.
• 04/05/2016: Se inicia servicio de petición de cita previa para ayuda y atención en oficinas.
• 10/05/2016; Presentación de las declaración de la renta de manera presencial en papel, ya sea resultado a devolver, ingresar o negativo.
• Hasta 25/06/2016: Presentación del borrador y declaración de la renta con resultado a ingresar con domiciliación bancaria. Último día para presentar las declaraciones con domiciliación bancaria.
• 29/06/2016: Último día para solicitar cita previa.
• 30/06/2016: último día para presentar la renta 2015 en todas las versiones excepto las de resultado a ingresar con domiciliación bancaria (que finaliza el 25/06/2016).Vence también el plazo para trabajadores sujetos al régimen especial de tributación del IRPF por desplazamiento.

Este año Hacienda vuelve a cambiar el modelo 190. Recordemos que este modelo es el Resumen anual de rendimientos de trabajo y actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas. Su equivalente mensual es el 111. Mientras que el modelo 111 es un Modelo Informativo mensual y el 190 un Modelo Informativo anual.

Cambios en el modelo 190

Pues bien, Hacienda ha decidido cambiar prácticamente todas las Subclaves de cada Clave. Por supuesto, Gextor Modelos Oficiales ya está actualizado con los nuevos cambios del modelo 190, pero por si acaso te despistas al acceder al modelo pasamos a contártelo clave a clave:

La CLAVE A: “Rendimientos del trabajo de empleados por cuenta ajena en general”.

A partir de ahora se subdivide en dos subclaves:

· Subclave 01: percepciones que abonan los empleadores que provienen del trabajo “propiamente dicho”

· Subclave 02: Las que se abonan por incapacidad laboral por colaboración obligatoria con la Seguridad Social.

La CLAVE B: “Pensiones y otras prestaciones (previstas en el Articulo 17.2.a de la Ley del Impuesto)”.

Se cambia el orden de las tres Subclaves anteriores (01 a 03) y se añade la subclave 02 de tal manera que quedan Subclave 01 a Subclave 04

· Subclave 02: Percepciones abonadas directamente al trabajador por los regímenes públicos o mutuas de accidentes.

La CLAVE E: Retribuciones a consejeros y administradores.

Antes había solo las Subclaves 01 y 02, ahora quedan cuatro subclaves con nombres nuevos.

· Subclave 01: Cuando el Consejero o Administrador esté incluido en el régimen general de la Seguridad Social como trabajador «asimilado» a trabajadores por cuenta ajena, y los rendimientos percibidos no deban reflejarse en la subclave 02.

· Subclave 02: Cuando el Consejero o Administrador esté incluido en el régimen general de la Seguridad Social como trabajador «asimilado» a trabajadores por cuenta ajena, y los rendimientos procedan de entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios del último período impositivo finalizado con anterioridad al pago de los rendimientos sea inferior a 100.000 euros.

· Subclave 03: Cuando el Consejero o Administrador esté incluido en el régimen especial de la Seguridad Social de trabajadores autónomos, y los rendimientos procedan de entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios del último período impositivo finalizado con anterioridad al pago de los rendimientos sea inferior a 100.000 euros

· Subclave 04: Se consignará esta subclave en todas las percepciones de la clave E distintas de las que deban relacionarse bajo las subclaves 01, 02 y 03».

La CLAVE G: Rendimientos por actividades profesionales.

· Subclave 04: Por volumen de rendimientos según año anterior

No se podrán consignar valores a partir del 11/07/2015, por los cambios en los porcentajes de retenciones y deberán informarse como 01

La CLAVE K: Ganancias patrimoniales de los aprovechamientos en montes públicos.

La subclave 02 sigue igual, Se modifica la anterior subclave 01 y pasa a subdividirse en dos:

· Subclave 01: Premios que implican un desembolso económico o pérdida patrimonial para su participación.

· Subclave 03: Resto de premios que no impliquen un desembolso económico por su participación.

La CLAVE L: Rentas exentas y dietas exceptuadas de gravamen.

La subclave 21 antes era “Otro” y ahora pasa a modificarse y se añaden las subclaves 22 a 25:

· Subclave 21: rendimientos del trabajo del titular de un patrimonio protegido.

· Subclave 22: Prestaciones económicas que la Comunidades Autonómicas establece como renta mínima de inserción,

· Subclave 23: para informar las ayudas asignadas a ciertas víctimas de delitos violentos,

· Subclave 24: se consignaran ciertas rentas en especie exentas de retención y procedentes del rendimiento del trabajo

· Subclave 25: donde se consignaran los valores de la antigua “21”, valores de rentas exentas que no se pueden incluir en ninguna de las anteriores 24 subclaves. Es decir, otros.

En caso de que al acceder al modelo 190 no veas alguna de estas subclaves, habla con nuestro departamento técnico, es posible que tu programa no esté actualizado correctamente por un fallo de tu conexión. Te recordamos que los Modelos Oficiales se actualizan de manera automática desde Internet y no debería ser necesaria una actualización para tener el modelo 190 actualizado.