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¿Cómo presentar Las Cuentas Anuales con Gextor?

¿Cómo presentar Las Cuentas Anuales con Gextor?

por | Jul 17, 2018 | Gextor

Las Cuentas Anuales suelen presentarse el mes de Julio, porque el pazo máximo son seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Como la mayoría de las empresas trabajan por años naturales, cierran el ejercicio a 31 de Diciembre, por lo que el plazo máximo de presentación en el Registro Mercantil suele ser el 30 de Julio. En esta publicación, te vamos a contar cómo presentar las Cuentas Anuales con Gextor.

Tradicionalmente, se entienden las Cuentas Anuales como los principales informes de Contabilidad. Es decir, Balance de Situación, Cuenta de pérdidas y Ganancias, Cambios de Patrimonio Neto, Ingresos y Gastos de P.N., Flujos de efectivo y Memoria). Sin embargo, se deben presentar los siguientes documentos (según casos, no todos son obligatorios lógicamente):

  1. Instancia de presentación de las cuentas.
  2. Hoja de datos generales de identificación.
  3. Declaración medioambiental.
  4. Modelo de autocartera.
  5. Lo que son propiamente las CUENTAS ANUALES, formadas por todos los Informes que hemos mencionado más arriba.
  6. Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados
  7. Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance)
  8. Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase
  9. Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
  10. En ciertos casos se adjuntan también los Anuncios de convocatoria y la Certificación SICAV y se puede añadir otra documentación.

El archivo que genera Gextor se refiere únicamente al apartado 5, pero también es cierto que son los Informes más trabajosos de trasladar en caso de que no se exporten automáticamente:

  • Balance de Situación.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Estado de Cambios de Patrimonio Neto
  • Ingresos y Gastos de Patrimonio Neto
  • Estado de flujos de efectivo
  • Y también disponemos de la Memoria, disponible siempre para el último ejercicio, pero que no generaremos conjuntamente con el resto de informes en el fichero .xbrl generado para las Cuentas Anuales.

Según la empresa sea de un tipo u otro, habrá obligatoriedad o no de los Informes, según el siguiente cuadro:

GRANDES EMPRESAS PYMES
Balance de Situación Sí (Normal) Sí (Abreviado o Pymes)
Cuenta de PP y GG Sí (Normal) Sí (Abreviado o Pymes)
Cambios de Patrimonio Neto Sí
Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto Sí
Flujo de Efectivo Sí
Memoria Sí

Sí

Obtención de las Cuentas Anuales con Gextor

Como ya avanzábamos, obtenemos en Gextor el Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios del Patrimonio Neto del año en que queramos obtener las cuentas.

IMPORTANTE: comprobar que todos los informes lleven el Código de las cuentas anuales, para ello en cualquier informe podemos pulsar en el botón VER CÓDIGOS DE CUENTAS ANUALES y si aparecen valores, el informe es válido:

Cuentas Anuales con Gextor 1

Una vez que obtengamos los informes, se guarda automáticamente la fecha de obtención de cada uno de ellos.

Ya en Cuentas Anuales, que estemos dentro del siguiente cuadro, tendremos que comprobar que la EMPRESA y el EJERCICIO son los correctos para obtener las cuentas que deseamos.

Cuentas Anuales con Gextor 2

En el caso de PYME, solo necesitaremos el Balance de Situación, la cuenta de PP y GG y el Informe de Cambios de Patrimonio Neto.

Cuentas Anuales con Gextor 3

A continuación pinchamos en la pestaña de DATOS IDENTIFICATIVOS para que posteriormente podamos pinchar en el botón SOPORTE MAGNÉTICO.

Es una cuestión meramente procedimental, ya que en este paso no hace falta rellenar ningún campo, éstos se rellenarán posteriormente. Ya de paso, comprobamos que los datos que aparecen son correctos.

Cuentas Anuales con Gextor 4

Una novedad de este año es la solapa Identificativos 2, que también debe cumplimentar el usuario:

uentas Anuales con Gextor 5

Para obtener el periodo medio de pago a proveedores durante el ejercicio debemos ir a Gextor Contabilidad y en Cartera / Informes de Cartera/ Información sobre Aplazamiento de pagos obtendremos el datos que necesitamos:

Cuentas Anuales con Gextor 6

A continuación, pulsamos en SOPORTE MAGNÉTICO, esperamos unos instantes hasta que nos salga el siguiente cuadro y pulsamos OK.

Cuentas Anuales con Gextor 7

El cuadro nos informa de la ruta en donde se ha guardado el archivo .XBRL que posteriormente importaremos con el programa DEPÓSITO DIGITAL (D2).

IMPORTANTE: para llegar a dicho archivo, pinchamos en INICIO, después en EJECUTAR y ponemos la ruta que nos ha indicado

Obtención de la Memoria con Gextor

Respecto a la Memoria, aunque anteriormente se ubicaba dentro del menú de informes en Gextor Contabilidad, desde hace dos años se han incorporado a los informes que se generan desde el módulo de Modelos Oficiales, apartado de Cuentas Anuales.

El programa da opción a generar la Memoria Abreviada y la Memoria de Pymes en base a una plantilla predefinida

Una vez generada, dejará registro en la aplicación del informe Word asociado.

Memoria 2

Con estos informes, estaremos preparados para la importación desde el programa D2 del Colegio de Registradores, los informes necesarios para presentar las Cuentas Anuales.

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Cambios en el SII de la Agencia Tributaria desde el 1 de Julio

Cambios en el SII de la Agencia Tributaria desde el 1 de Julio

por | Jun 21, 2018 | Gextor, SII

La Orden HFP/187/2018, de 22 de Febrero, ha introducido una serie de cambios en el SII (Suministro de Información Inmediata) que entran en vigor a partir del 1 de Julio de 2018. Gextor SII se ha renovado con estos cambios, y por tanto la próxima actualización del programa permitirá su incorporación.

Para aquellos usuarios familiarizados con el SII, muchas de estas opciones sonarán familiares, porque algunas de ellas habían sido muy esperadas los últimos meses.

NOTA IMPORTANTE: Independientemente de que tu empresa se vea afectada o no por estas novedades del SII es IMPRESCINDIBLE actualizar la versión de Gextor si presentas impuestos con el programa, dado que la AEAT ha modificado los formatos de envío de información. En caso de no actualizarse el programa, habría problemas en el envío y recepción de información.

SUCESIÓN DE EMPRESAS

  • El caso de sucesión de una empresa por otra puede darse por cambio de nombre de la sociedad, cambio de su forma jurídica, compra de una por otra o fusión.
  • Cuando una empresa sucede a otra en sus obligaciones tributarias, se ha hecho necesario un campo identificativo para los registros de facturación, que realiza en su condición de sucesora de la empresa original.
  • En Gextor, se han incluido nuevos campos en la empresa para informar de la empresa sucedida (NIF+Razón social):

Además de ello, se añaden una serie de cambios en Gextor relacionados con la sucesión de empresas, según el tipo de factura:

  • En la facturas emitidas. Se informarán de nuevo las facturas con Criterio de Caja, con los cobros que corresponden a la entidad SUCESORA. En las facturas rectificativas, se informará cuando correspondan a la entidad SUCEDIDA. Devoluciones de IVA de viajeros: Se registrará una factura con importe negativo correspondiente a la minoración del IVA devengado en la operación de la entidad SUCEDIDA y se registrará una nueva factura en que se informe de la base imponible exenta consecuencia de la exportación.
  • En las facturas recibidas, se registrarán las facturas cuyo destinatario sea la entidad SUCEDIDA y que estén pendientes de registro a efectos de autoliquidación. En las Facturas recibidas con Criterio de Caja pendientes de pago, se informará de nuevo la factura con los pagos que corresponden exclusivamente a la entidad SUCESORA.
  • En los Bienes de inversión, se registrarán en los libros de la entidad SUCESORA las facturas recibidas por la SUCEDIDA por la adquisición de bienes de inversión cuya regularización corresponda a la SUCESORA, así como las operaciones intracomunitarias en que la SUCEDIDA sea la destinataria o remitente de los bienes.

SUJETOS PASIVOS OBLIGADOS AL SII DURANTE EL EJERCICIO EN CURSO

  • Los sujetos pasivos obligados al SII en el curso del ejercicio deben remitir la totalidad de los registros de facturación de las operaciones realizadas desde el inicio de ese mismo ejercicio.
  • En caso de que cambie su situación, la inscripción en el SII será efectiva a partir del día siguiente al de la finalización del periodo de liquidación que le corresponda.
  • A tal efecto, hemos incluido en el Administrador un campo nuevo en Gextor que indica la fecha de inclusión en el SII:

  • Se modifica a tal efecto la denominación de la clave 16 “Primer semestre 2017” y pasa a denominarse “Primer semestre 2017 y facturas anteriores a la inclusión en el SII”. El plazo de remisión de estos registros es desde la fecha de inclusión en el SII hasta el fin del ejercicio.

CAMBIOS EN EL SII EN LAS CLAVES F1 y F2

  • La clave F1 se modifica para incluir, además de las facturas completas, las simplificadas cualificadas (con identificación del destinatario). El cambio afecta a facturas recibidas y emitidas.
  • La clave F2 se modifica para incluir, además de las facturas simplificadas, las facturas completas en las que no conste la identificación del destinatario. Este cambio solo afecta a facturas emitidas.
  • En Gextor, se han añadido nuevos checks para identificar estas variantes en las facturas:

FACTURAS RECTIFICATIVAS:

Hasta ahora en Gextor solo tratábamos las facturas rectificativas por diferencias, relacionando la factura rectificativa con la factura original.

Ahora se permiten también las rectificativas por sustitución. En este caso

  • Se emitirá una nueva factura, en negativo, que anula la original (tipo “F”)
  • Se emitirá una segunda factura en positivo que sustituye a la original, en positivo, del tipo rectificativa (esta factura debe cambiarse al tipo “R”). Esta segunda factura se relaciona con la factura original.

OTROS CAMBIOS EN EL SII

  • En la ventana de facturas, se ha añadido una columna (“D”) en el apartado de bases imponibles de las facturas para definir si una Base es deducible o no deducible, por tanto se admiten ambos tipos de bases en una misma factura (anteriormente una factura era totalmente deducible o totalmente no deducible).

 

  • La AEAT añade la opción de consultar la información facilitada por contrapartes (es decir, clientes y proveedores de la empresa). Esto implica un nuevo campo Fecha de Cuadre, que chequea la fecha de la factura de la empresa y la compara con la de las contrapartes.
  • Aparece una clave de medio de cobro/pago nueva en relación con las operaciones acogidas o afectada por el Régimen Especial de Criterio de Caja. Esta nueva clave se denomina domiciliación bancaria, y afecta tanto a facturas emitidas como a recibidas.
  • Se procede a recoger una nueva forma de registrar las devoluciones en régimen de viajeros que constituye una simplificación de registro de estas operaciones. Esta simplificación se refiere a informar las devoluciones con un tipo de modificación diferente (clave A5 para altas y clave A6 para modificaciones). Este tipo de operaciones no se computarán a efecto de volumen de operaciones y convivirán con el registro de devoluciones actual (clave A4).
  • Se añade el campo “autorización” para aquellas empresas que han solicitado de la AEAT la emisión de determinados tipos de facturas. Entre otras cosas, se permite previa autorización la expedición de tiques en lugar de facturas, la de facturas simplificadas y la modificación de los requisitos de las anotaciones registrales.
  • Se habilita una nueva marca que identifica a las facturas expedidas por terceros de acuerdo a una exigencia normativa. La finalidad es que esta marca, solo habilitada en el Libro registro de facturas emitidas, tengan también el plazo de 8 días para su remisión.
  • En el libro de facturas emitidas se permite desglosar las bases exentas, por causa de exención. En Gextor, se mantienen las causas que había anteriormente, y ahora se asigna a cada base a una causa de exención.

  • Mediante una marca especial, se identifican aquellos registros de facturación respecto a los que el cumplimiento de plazo de envío a los Libros registro (emitidas, recibidas y determinadas operaciones intracomunitarias), presente dificultades. Estas dificultades se dan por el cambio de la condición de la empresa a la que se factura (p.e. gran empresa, competencia inspectora,…). En Gextor se añade una Utilidad nueva para indicar una marca de que la factura está fuera de plazo.
  • Se crea un nuevo campo de contenido libre denominado referencia externa en todos los libros registro (novedad introducida por la AEAT a petición de muchos usuarios).
  • Se añade una marca especial a aquellas facturas con un importe igual o superior a 100.000.000 euros.
  • Se permite identificar en el libro de facturas emitidas todas las referencias catastrales de inmuebles objeto de arrendamientos de local de negocio no sujetos a retención (aunque superen las 15 referencias). Recordemos que en Gextor no contemplábamos esta posibilidad. Desde esta actualización la contemplamos hasta un límite de 15 referencias.

Todas estas modificaciones están incluidas en la última actualización de Gextor, por lo que es imprescindible actualizarse la aplicación para poder hacer uso de ellas, y que no haya complicaciones en el proceso de remisión de las facturas a la AEAT.

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Principales Informes de Contabilidad en Gextor

Principales Informes de Contabilidad en Gextor

por | Jun 14, 2018 | Gextor

Una de las mejores y más versátiles funcionalidades de Gextor son los Informes. Gextor cuenta con Informes en Gestión Comercial, en Contabilidad y también con Informes personalizados. Centrándonos en los informes de Contabilidad, Gextor tiene variante de documento legal en muchos casos para su presentación tanto en la AEAT (Impuesto de Sociedades) como para los Libros Oficiales y las Cuentas anuales en el Registro.
Como muchos otros documentos, los informes de Contabilidad de Gextor se pueden exportar a .pdf, .txt, .xls, .rtf, .csv y .xml.
Centrándonos en los informes utilizados para la elaboración de las Cuentas Anuales, vemos distintas obligaciones según la empresa sea una PYME o una Gran Empresa, según el siguiente cuadro:

GRANDES EMPRESAS PYMES
Balance de Situación Sí (Normal) Sí (Abreviado o Pymes)
Cuenta de PP y GG Sí (Normal) Sí (Abreviado o Pymes)
Cambios de Patrimonio Neto Sí
Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto Sí (dependiendo del tipo de empresa)
Flujo de Efectivo Sí
Memoria Sí Sí

Como sabemos, hasta 2016 era también obligatorio el informe de Cambios de Patrimonio Neto para Pymes, pero desde el Real Decreto 602/2016, de 2 de Diciembre, no es obligatorio para este tipo de empresas.

Todos los informes de contabilidad mencionados en el cuadro anterior están disponibles en Gextor. Además, existen variantes para cada uno de ellos de tipo Normal, Abreviado y para Pymes.

Al crear un nuevo informe, desde el menú de Informes, la aplicación nos hará la pregunta de si deseamos copiar el informe de los modelos predefinidos:

Una respuesta afirmativa a la pregunta nos mostrará los informes ya existentes en la aplicación.

A partir de ahí, nos ofrece también la posibilidad de modificar la estructura de ese informe añadiendo o suprimiendo partidas, incorporando nuevas cuentas,… e incluso definirse nuevos informes adaptados a las necesidades.

Otros informes de Contabilidad en Gextor

Aparte de estos informes de contabilidad, Gextor dispone también del Estado Comparativo, el Balance de Sumas y Saldos, las Cuentas anuales y la Memoria.

El Estado Comparativo permite comparar Debe, Haber y Saldo de las diferentes cuentas acotando por periodos:

El Balance de Sumas y Saldos, en sus distintas variantes de Apertura, de Comprobación, Por Niveles y Piramidal, permite dar una aproximación completa a los saldos contables, agrupando la información de distintas formas:

Por último, las Cuentas Anuales y la Memoria, se encuentran en el módulo de Modelos Oficiales, y ambos son exportables para su importación desde el programa D2 del Colegio de Registradores:

Cuentas_Memoria

En suma, la versatilidad de los informes en Gextor Contabilidad, permite trabajar cómodamente en Contabilidad, sabiendo que la generación de los informes está garantizada.

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Presentación de los Libros Oficiales con Gextor

Presentación de los Libros Oficiales con Gextor

por | Abr 9, 2018 | Gextor

Gextor permite la presentación de los Libros Oficiales de la contabilidad para su legalización. La finalidad de la legalización de libros es “precintar” la información contenida en los mismos para que no se pueda manipular posteriormente. El archivo y custodia de estos Libros, que son secretos, corresponden a la Empresa. Todo empresario debe llevar, independientemente del tipo de empresa a la que pertenezca, al menos un libro de inventarios y Cuentas anuales y un libro Diario (art. 25 del Código de Comercio).
La instancia de Presentación solicitando la legalización de los libros se debe presentar en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Por ejemplo si se cierra el ejercicio a 31/12/2017, el plazo será hasta el 30/04/2018.
El artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil señala que “en el caso que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones”.
Los libros se pueden presentar, según el Ilustre Colegio de Registradores de España, de las siguientes formas:
• En formato digital.
• Telemáticamente.
Gextor permite la presentación de la primera forma. Para la presentación telemática es necesario abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Veamos ahora cómo es el proceso en Gextor:
En Gextor la obtención de los libros se hace a través del programa de Contabilidad en el menú de Cierre y luego Listado de Libros Oficiales

Gextor permite obtener los libros en en soporte magnético (formato hoja de cálculo). Los pasos iniciales para obtenerlos son los siguientes:

GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

EL DIARIO

Aunque Gextor admite la presentación en formatos detallado y resumido, por defecto se presentará detallado, entre el 01/01 y el 31/12, desde la página 1 (lógicamente también está el caso de las empresas con el ejercicio partido).
En caso de que sea Formato Resumido se puede presentar desde el Nivel 2 hasta al último.
Gextor da también la posibilidad de incluir o no los diarios de ajustes.

LibrosOficiales2_Diario

BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

Por defecto se propone Trimestral y del nivel 2 al nivel 3:

La normativa obliga a presentar dicho balance al menos trimestralmente. Los niveles se pueden presentar con mayor o menor grado de detalle, aunque el programa propone por defecto de nivel 2 a nivel 3.

INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

Se presentan habitualmente el Balance de Situación y la Cuenta de Explotación a 31/12.
Estos informes se presentan comparativamente con el ejercicio anterior.
Dependiendo del tipo de empresa y de informe que presente, se deben o no presentar los siguientes informes:

  • Informe de Cambios de Patrimonio neto
  • Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto
  • Flujo de Efectivo
  • Memoria

En este cuadro establecemos los documentos que normalmente se deberían presentar según el tipo de empresa:

GRAN EMPRESA

PYMES Y MICROEMPRESAS

Balance de Situación Normal

Balance de Situación Abrevisado y de Pymes

Cuenta de PP y GG Normal

Cuenta de PP y GG Abreviado y de Pymes

Cambios de Patrimonio Neto

Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto

Flujo de Efectivo

Memoria

Memoria

 

La Memoria se debe presentar con el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, luego debería presentarse siempre con estos dos informes, pero es práctica habitual en ciertas empresas presentarla sólo en el Depósito de Cuentas Anuales.
Para que puedan generarse en los Libros Oficiales, todos estos informes, con la misma numeración con que figuran en la pantalla de Libros Oficiales, deben haber sido grabados y obtenidos en el apartado Informes de Gextor.
El informe de Cambios en Patrimonio Neto y los Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto deben ir asociados al tipo de Balance de Situación y Cuenta de Explotación correspondientes (el normal al normal, el abreviado al abreviado…)
Asimismo, el informe de Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto debe indicar los epígrafes correspondientes en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias que corresponda.

LA MEMORIA

Para generarla debemos acceder a la opción de Depósito de Cuentas del programa, para lo cual debemos entrar en el módulo de Modelos Oficiales:

Clicaremos luego en Modelos Oficiales y Cuentas Anuales:

Y a continuación el apartado “Memoria”:

Hay que aclarar que Gextor únicamente genera la Memoria Abreviada y la de Pymes. Seleccionaremos el modelo que corresponda y pulsaremos “Nueva”:

Se generará un docuento en formato Word que podremos guardar y editar a nuestra conveniencia::

FORMATO DE PRESENTACIÓN EN GEXTOR

Con la excepción de la Memoria, que se puede importar en este formato Word desde el programa Legalia, el resto de informes se generan en formato de Hoja de cálculo excel. Es imprescindible, para que puedas hacer uso de esta funcionalidad en la aplicación, tener instalado este software en el ordenador desde el que quieras generar los documentos electrónicos. También tienes que seleccionar el botón “generar documento legal” en la ventana de obtención.

Esto generará un fichero Excel por cada uno de los informes solicitados, que se guardará por defecto en una carpeta llamada “Legalizar” dentro del directorio de trabajo.

Dentro de dicha carpeta, Gextor generará una sub-carpeta con el número de la empresa de la que se está obteniendo el informe. Cada fichero lleva un nombre descriptivo del tipo de informe que se ha generado:

Una vez generados estos archivos, el resto del proceso lo puedes hacer desde el programa Legalia del Colegio de Registradores. Clica en la imagen para acceder a la web de descargas de registradores.org

 

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Nuestro póker de ases: Aplicaciones Mobile en Gextor

Nuestro póker de ases: Aplicaciones Mobile en Gextor

por | Feb 19, 2018 | Gextor

En nuestra publicación referida al inventario te hablábamos de Gextor Pedidos Mobile como la utilidad más adecuada para gestionar el almacén, pero dentro de la familia de productos ligados a dispositivos móviles tenemos más. Hoy te presentamos 4 Aplicaciones Mobile de Gextor, nuestro póker de ases. Todas ellas son compatibles con sistema Android.

GEXTOR PEDIDOS MOBILE

Es la utilidad estrella para gestión de inventario físico. Con ella podrás verificar y hacer conteo de inventario mediante móvil. Permite la introducción manual o por código de barras. Está perfectamente sincronizado con Gextor Gestión Comercial. Gextor Pedidos Mobile surgió para dar solución a las necesidades de inventario, pero se ha ido ampliando para poder generar pedidos, albaranes y facturas desde el móvil.

GEXTOR MOBILE ARTÍCULOS

Preparado para funcionar en tiendas o grandes superficies. Su finalidad es que los vendedores puedan rápidamente localizar el stock, precio e imagen de un artículo para dar rápida respuesta a las peticiones de los clientes. Dota de autonomía al vendedor para moverse por el espacio físico de la tienda, sin tener que acudir a un terminal. Está sincronizado con Gextor Gestión Comercial.

GEXTOR VENTA DIRECTA MOBILE

Pensado para comerciales, su finalidad es la generación y consulta de facturas. Gracias a una sincronización por bluetooth con impresora, permite emitir facturas en papel. Dota al comercial de independencia para gestionar las facturas y está sincronizado con Gextor Gestión Comercial.

GEXTOR ACTIVOS FIJOS

Es la única utilidad sincronizada con Gextor Contabilidad. Asociada a la opción de Cuadros de Amortización, permite gestionar el inventario de Activos Fijos de la Empresa. Su funcionamiento permite la introducción de las unidades manualmente o escaneando códigos de barras. Dispone de un sistema de alertas para usuarios por correo electrónico. Su operativa respecto a los activos fijos permite cambiarlos a verificados, establecer nuevas ubicaciones, informar de incidencias o añadirles observaciones. Es un módulo muy completo para gestionar los elementos de amortización de una empresa.

Este es nuestro póker de ases cuatro Aplicaciones Mobile pensadas para liberarte de las ataduras a puestos físicos. Son ayudas para gestionar tu inventario, para localizar artículos y, sobre todo, para vender tu mercancía con más comodidad.

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El recuento de inventario de principios de año

El recuento de inventario de principios de año

por | Ene 8, 2018 | Gextor

El recuento de inventario es una de las más importantes tareas que debe hacerse a principio de año, y va estrictamente ligada al cierre de Gestión Comercial. El inventario físico se puede realizar antes del cierre o después del cierre, aunque es más recomendable realizarlo después. El motivo es que el proceso de cierre puede ocasionar diversos cálculos automáticos que pueden alterar el stock teórico (el almacenado en el programa).

Antes de realizar el cierre, lo que sí es imprescindible es realizar una integridad tradicional. Aunque puede ser un proceso que dure tiempo, es muy recomendable para evitar problemas de cálculo.

Una vez realizada la integridad tradicional, y el cierre de gestión comercial, hay que realizar el recuento de inventario, que se puede hacer de tres formas:

1. INVENTARIO FÍSICO EN GESTIÓN COMERCIAL

Si has realizado un inventario hace poco tiempo, no es necesario que lo vuelvas a hacer. En este caso es solo necesario hacer algunos ajustes puntuales en el stock. Recordemos siempre que el tipo de movimiento de regularización es de salida (SREG), por lo que siempre que queramos hacer entradas, las unidades han de ponerse en negativo.

Recuento de inventario 1

 

Caso de que haya que realizar el Inventario Físico completo, en este post te indicamos cómo hacerlo paso a paso.

Aparte de esta utilidad para realizar inventario desde Gestión Comercial, Gextor cuenta también con dos utilidades para gestionar el inventario mediante móvil o a través de la web.

El segundo sistema es un módulo de Inventario Físico que funciona vía web:

2. RECUENTO DE INVENTARIO VÍA WEB

Es una utilidad web mediante la cual podemos igualmente gestionar los artículos de inventario, mediante el siguiente proceso:

Se solicitará primeramente el Almacén a gestionar:

A continuación en la rejilla inferior se podrá indicar, por teclado o través de un lector de código de Barras, la referencia del artículo que se está tratando. En la columna Stock Teórico se mostrará el stock actual del artículo. Tendremos entonces la posibilidad de introducir la cantidad contada.

Una vez realizado el recuento deseado existirá un apartado a partir del cual se efectuara la regularización de los artículos introducidos.

Inventario fisico web 3

Esta operación:

  • Generará un inventario físico, con la fecha de la regularización y el stock actual recogido en el momento de introducir el conteo.
  • Generará los movimientos de regularización por las diferencias entre Stock teórico y la información introducida desde la utilidad.

3. GEXTOR PEDIDOS ALMACÉN

Por último, este módulo permite gestionar el inventario directamente desde dispositivos móviles, ya sea mediante introducción manual o la lectura de códigos de barras.

La utilidad, además, permite la introducción de pedidos, albaranes y facturas. La opción propiamente de inventario se encuentra ubicada dentro de ALMACÉN y a continuación INVENTARIO:

Tras elegir la opción de Inventario, ha de indicarse el almacén del que van a introducirse los datos de stock. Una vez elegido el almacén se muestran los inventarios existentes (creados previamente desde Gextor). En realidad, la gestión de inventario desde Mobile Pedidos trabaja con un inventario generado desde Gestión Comercial:

A continuación el programa nos preguntará si deseamos reemplazar las unidades del inventario existente o sumar las unidades introducidas a las que ya hay:

A continuación se irán introduciendo cada uno de los artículos, bien escaneando su código o buscándolo entre el listado que se muestra:

Esta información actualizará el inventario físico elegido con los datos generados desde el programa.

Ya realicemos el recuento de inventario mediante la utilidad de Gextor Gestión Comercial, mediante móvil o mediante web, es un proceso muy recomendable, si no imprescindible, a principio de año.

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