La AMORTIZACIÓN es la expresión contable de la depreciación del inmovilizado en su aplicación en el proceso productivo. Esta depreciación es la disminución o pérdida de valor que experimenta un activo en relación al coste originario. La amortización es el proceso por el que se recupera el valor de un elemento del Inmovilizado Material o Inmaterial – sometido a envejecimiento, desgaste y/o obsolescencia – al incorporarlo al coste de fabricación de los productos o de prestación de los servicios propios de la empresa en cuyo Patrimonio se incluye dicho Inmovilizado. Este proceso se denomina contabilización de amortizaciones.

Por tanto, el asiento debe generar un movimiento de la cuenta de Amortización Acumulada de Inmovilizado Material (HABER) del grupo 28 a la cuenta de gasto de Amortización de Inmovilizado Material (DEBE) del grupo 68. Dependiendo de que sea Inmovilizado Material, Inmaterial o Intangible, se utilizarán unos subgrupos u otros.

Por otra parte, hay que contabilizar el coste del producto, los movimientos de pérdida o incremento de valor y de baja en la cuenta del grupo 2, en el subgrupo de Inmovilizado correspondiente. Por ejemplo, para bienes muebles utilizaremos el subgrupo 216 (mobiliario) y para bienes inmuebles el subgrupo 211 (construcción).

Veamos ahora cómo introducimos esta información en Gextor Contabilidad.

PASOS PREVIOS

• CONTABILIZACIÓN DE LA FACTURA

Previamente a la contabilización de un bien hay que contabilizar, lógicamente, la factura de compra del bien.

Dado que el bien debe registrarse como bien de inversión, clicamos en el icono de la casa:

El dato del número de factura lo conservaremos para introducir en el Cuadro de Amortización. Si bien debemos saber que no existe relación interna en el programa entre la contabilización de la factura y las de las dotaciones del inmovilizado.

• DEFINICIÓN DE GRUPOS Y UBICACIONES

Ya desde Informes / Cuadros de Amortización introduciremos los diferentes grupos de inmovilizado en que contabilizaremos las dotaciones de las amortizaciones.

En “Grupos” definiremos la cuenta de Inmovilizado (subgrupo 21), la de Amortización Acumulada (subgrupo 28) y de Dotación (subgrupo 68). A continuación definiremos el porcentaje de amortización, los periodos de dotación y el Sistema de cálculo por defecto. Todos estos datos los podremos variar al introducir el elemento de inmovilizado concreto:

En Ubicaciones definiremos los lugares físicos de destino de los elementos de inmovilizado:

DEFINICIÓN DEL CUADRO DE AMORTIZACIÓN

Primeramente definimos los datos de alta de la factura, que incluye:

• Valor de compra,
• Ubicación,
• Si el bien es nuevo o usado y
• Datos de la factura (fecha, número de factura y proveedor)

A continuación en la zona inferior indicamos los datos de contabilización propiamente. Elegiremos primero el grupo al que pertenece el elemento y automáticamente se rellenarán las cuentas contables.

A continuación podemos variar el valor amortizable. La diferencia entre el valor amortizable y el valor de compra, será el valor residual, que no puede ser nunca superior al 10%. En caso de que lo sea, el programa nos advertirá:

Por último, introduciremos la fecha de inicio de la contabilización, durante cuántos años realizaremos la amortización y si dotaremos cada 1 periodo (siendo un periodo un mes) o sobre más:

Al pulsar el botón “dotaciones” veremos una tabla con todas las dotaciones previstas durante todo toda la vida amortizable del elemento.

Si estamos de acuerdo, ya podemos grabar. Si deseamos volver a los datos de amortización podemos pulsar “Resumen”.

CONTABILIZACIÓN

Por último, al pulsar el botón “Contabilizar” nos aparecerá una ventana en la que elegiremos el periodo que queremos amortizar y el elemento o rango de elementos. También tenemos opción a decirle si en la cuenta de dotación (gastos) y en la cuenta de amortización acumulada hará un apunte resumido por cuenta o un apunte por cada elemento.

El programa realizará el asiento contable informándonos de su número y pondrá una marca de dotación en el periodo contabilizado.

Realizaremos así cada año la contabilización de las dotaciones correspondientes hasta tener el elemento totalmente amortizado:

Si antes de finalizar el cuadro de amortización, el elemento se traslada, da de baja o sufre una transformación, realizaremos la contabilización de dichos cambios mediante las opciones correspondientes:

Gextor también dispone de una solapa, similar a la de la amortización Contable, para realizar la amortización Fiscal, que se definirá de manera similar, con las variaciones que se considere:

El resto de solapas (Mantenimiento, Seguro, Subvenciones, Tasaciones, Características), permiten introducir todos los datos de estos apartados correspondientes al elemento de inmovilizado.

De este modo, la utilidad cubre todos los aspectos para poder realizar un correcto seguimiento del cuadro de amortización de un elemento.

Desde que hacemos un presupuesto a un cliente, o un proveedor nos hace una oferta, hay un largo recorrido en que el documento de venta, o el de compra, pueden sufrir cambios. Te explicamos en qué consiste el circuito de compras y ventas en Gestión Comercial.

Circuito de Ventas

El recorrido comienza cuando hacemos un presupuesto a nuestro cliente con el producto o servicio que nos ha pedido. Recordemos que en Gextor, debido a que los presupuestos se pueden repetir, tenemos la opción a un presupuesto modelo que escalemos una y otra vez. Una vez modificado el presupuesto con los cambios que el cliente nos ha solicitado, podemos hacer un pedido que iniciará un proceso para sacar la mercancía de nuestro almacén (si se trata de artículos físicos).

El trabajo con documentos que pasan por diferentes estadios permite recepcionar unos desde otros, de manera que el presupuesto se transforma en un pedido y el pedido en un albarán, sin tener lógicamente que volver a introducir las líneas en el cuerpo. Aquí puedes ver un ejemplo de un presupuesto recepcionado desde un pedido:

Una vez recepcionado, un documento puede quedar en histórico o no. Tanto los presupuestos como los pedidos permiten opcionalmente ser almacenados mediante estas preferencias:

El pedido puede ser confirmado o no confirmado

El siguiente estadio de un documento de venta es el albarán, a partir del cual se generan movimientos en el almacén. Hasta ese momento la mercancía no se ha movido, pero cuando hacemos un albarán, es porque la mercancía sale de nuestro almacén hacia el cliente.

Finalmente el albarán se factura y se emite la factura al proveedor. Hay que destacar que en este momento un documento no se transforma en otro, sino que, mediante la utilidad de Ventas / Facturación de albaranes, todos los datos dela albarán pasan a la factura, pero ambos documentos permanecen activos independientemente.

En esta tabla podemos ver un resumen de los documentos de venta:

Circuito de Compras

El primer estadio del documento es una Oferta del proveedor. Es el documento equivalente al Presupuesto. A partir de ahí elaboramos el pedido (de compra), que se puede confirmar o no. Igualmente tenemos la opción de mantener en histórico las ofertas y pedidos o no:

Al igual que en los documentos de venta, el pedido se puede confirmar o no.

Una vez confirmado, emitimos el albarán, a partir del cual se generan movimientos en el almacén. En ese momento se genera la entrada de la mercancía en almacén. Finalmente el albarán se factura y se emite la factura al proveedor. De manera diferente a las ventas, la recuperación del albarán para emitir la factura se hace desde la utilidad “Facturas de Proveedor”, que funciona de forma similar al resto de recuperación de documentos. Al igual que en ventas, ambos documentos permanecen activos independientemente.

A continuación podemos ver un resumen del proceso de compras:

En caso de que solo se disponga del módulo de Gestión Comercial, el proceso termina aquí. Si además disponemos de Gextor Contabilidad, y la empresa de Gestión Comercial está enlazada con la empresa de Contabilidad, el proceso puede continuar con la contabilización. Este proceso, presente tanto en compras como en ventas, realizará el asiento contable a partir de la factura de compras o de ventas:

El proceso de contabilización se realiza mediante Compras / Contabilización o Ventas / Contabilización:

Y finaliza con el asiento en contabilidad:

Con este proceso de contabilización, finaliza el circuito de ventas / o de compras en Gextor. El programa permite por tanto registrar todo el proceso de una transacción comercial, desde el presupuesto inicial, hasta su contabilización. Esto es lo que llamamos el circuito de compras y ventas en Gestión Comercial.

En la mitología, siempre había unos dioses principales, que dominaban los elementos o el firmamento, y mandaban sobre todos los demás. Zeus en Grecia, Odín o Wotan en los países nórdicos, eran los primeros de la jerarquía por su dominio sobre todo lo demás. Sin embargo, lo que solían hacer los antiguos era más bien “diversificar” las distintas áreas de actividades, asignando divinidades para proteger cada una de ellas. Hoy te queremos presentar nuestros módulos sectoriales, que son los dioses domésticos de nuestra gama de productos, pero no menos poderosos J que los principales.

Una de las áreas más importante de un ERP, son los formatos de salida de la información. Vamos a dedicar dos publicaciones a estas importantes funcionalidades. Para empezar vamos a hablar de cómo diseñar una factura en Gextor.

La factura es el documento físico o electrónico por el que se deja constancia de una transacción comercial entre dos agentes, ya sean personas físicas o jurídicas.

Lógicamente, una de las salidas más importantes de la información del programa son las facturas. Otros documentos o informes, que vienen predefinidos por defecto en la aplicación. Las facturas, sin embargo requieren de una fase previa de diseño para que se adapten a la imagen corporativa de la empresa.

DISEÑAR UNA FACTURA EN GEXTOR

Para diseñar una factura en Gextor Gestión Comercial debemos abrir el módulo Administrador y acceder al menú Diseñador. Antes de esto, nos habremos asegurado de que estamos dentro de Gestión Comercial. Por último, seleccionamos los diseños de Facturas dentro de Documentos.

Lo primero seleccionamos uno de los diseños que vienen por defecto en la aplicación. En este caso hemos seleccionado el diseño “Factura 2” dentro de Facturas de venta:

Una vez abierto el diseño, es recomendable guardarlo con otro nombre (para no alterar el diseño original). Lo hacemos abriendo el menú contextual con el botón derecho y luego “Grabar como”. Le damos un nombre nuevo y grabamos. Luego nos situamos en el nuevo diseño:

En segundo lugar, seleccionamos el área donde vamos a trabajar. Recordemos que la factura se divide en Cabecera, Cuerpo y Pie. En el campo cuerpo los campos son repetitivos y solo se puede rellenar una línea con ellos. Cuando imprimamos la factura esa fila llevará los campos y estructura de todas las líneas de la factura

ESTRUCTURA DE UNA FACTURA EN GEXTOR

A partir de aquí, empezaremos a insertar, modificar y eliminar campos en el diseño original, hasta que se aproxime a lo que queremos. Para ello contamos con importantes herramientas que se ubican en el menú contextual. Este menú tiene importantes opciones, como muestra el gráfico siguiente:

PASO A PASO POR EL DISEÑO DE FACTURA

1.CAMPOS DE DATOS.

Permite introducir campos que traerán valores del programa. Una vez insertado el campo, podemos variar la Fuente, el Color y la Justificación. Los campos de datos se pueden poner también por encima de otros objetos (Subir Control) o debajo (Bajar Control). También se pueden copiar (Copiar campos) o eliminar (Suprimir campos). Al traer los valores de la empresa en el programa, estos campos no son editables.

Hay que tener en cuenta también que no todos los campos se pueden insertar en cada área de cabecera, cuerpo y pie. Hay una gran diferencia entre la cabecera y el pie, por un lado, y el cuerpo, por otro.

2. CAMPOS ESPECIALES: Permiten insertar el número de cada página en la factura (cuando tiene varias hojas), la fecha y la hora en que se imprime.

3. ETIQUETAS DE TEXTO FIJO: Son campos que el usuario introduce tecleando a mano su contenido. Su formato es totalmente modificable, al igual que los CAMPOS DE DATOS. La diferencia es que también su contenido es editable mediante la ventana “Editor de campos”.

4. IMÁGENES: Mediante la opción “Insertar imagen” podemos insertar cualquier imagen en formato .bmp. La imagen debe insertarse desde una ruta UNC (o ruta de red), o cuando se imprima la factura no será visible desde todos los equipos de la red.

5. LÍNEAS Y MARCOS: Permite insertar formas rectangulares con esquinas rectas o redondeadas, formas elipsoidales y líneas. Una vez introducida la forma, podemos hacer que sea opaca o transparente y, al igual que con los textos, cambiarle de color. Para estas formas son especialmente útiles los atajos de teclado:

• CTRL+ FLECHAS: Mueve el objeto en fracciones inferiores a un milímetro
• SHIFT+ FLECHAS: Amplía o reduce el tamaño del objeto en fracciones inferiores a un milímetro.

EL MENU CONTEXTUAL DEL DISEÑADOR

Por último, también en el MENÚ CONTEXTUAL, tenemos 4 funciones especialmente importantes:

PROPIEDADES: Nos permite variar valores como el nombre del documento o la empresa de la que toma los decimales. También podemos fijar las dimensiones del documento y si es en formato apaisado o no.

Mención aparte merecen las opciones “Inicio de la sección de detalle” y “Fin de la sección de detalle”. Estos campos permiten indicar en qué punto desde el comienzo del documento empieza la sección del CUERPO, y en qué punto termina dicha sección.

También permite insertar una sección nueva de Series, Lotes o Dimensiones, y si el documento se debe repetir o no en la misma hoja.

BLOQUEAR DOCUMENTO: Si lo activamos, el documento no se podrá modificar ni en formato ni en campos.

CONFIGURAR IMPRESORA: Permite configurar la impresora, el tamaño y origen del papel, así como la orientación. Para que coja por defecto los valores parametrizados en la impresora accedemos a la ventana “propiedades”. En ella debemos marcar el check “Usar el tamaño definido en la impresora”.

VISTA PREVIA E IMPRESIÓN: Para verificar cómo quedará el diseño al imprimirlo, tenemos esta opción en la que veremos una previsualización. En esta vista previa, mostrará las Etiquetas de texto fijo con el valor introducido y los Campos de datos rellenados con “XXX…”. Esta vista previa tiene salida a impresión, formato HTML y formato PDF, mediante los iconos que aparecen en la parte inferior.

El proceso para diseñar una factura de compra es similar al que hemos utilizado para diseñar una factura de venta.

Una vez realizado el diseño y grabado con el nombre que hayamos elegido, desde las opciones de Compras / Factura Directa o Factura de Proveedor y Ventas / Factura directa o Facturación de Albaranes podremos elegirlo. En las ventanas de Factura Directa o Factura de proveedor seleccionamos el diseño pulsando el botón F6.

En la opción de Facturación de albaranes lo elegiremos pulsando el botón Opciones en la esquina inferior derecha de la ventana.

Por último, también podemos seleccionar el diseño por SERIE desde el Administrador (Ficheros/Empresas/Numeradores/Series de Numeración) o por CLIENTE en Gestión Comercial (Ficheros/Clientes/Opciones de Impresión).

Esperamos haberte dejado claro cómo diseñar una factura en Gextor. Recuerda que, si tienes dificultades o dudas con este proceso, puedes contactar con el Servicio Técnico en el 902170000 o el buzón soporte@extrasoft.es. ¡Estaremos encantados de ayudarte!