El mundo es móvil. Comprobamos nuestro móvil una media de 150 veces al día, dedicándole cerca de 177 minutos. Los productos que tienen que ver con la movilidad son cada vez más demandados. Es así tanto porque los trabajadores quieren trabajar a distancia (el teletrabajo es una tendencia imparable), como porque queremos también comprar on-line cada vez más. De hecho, en España, un 58% de consumidores compra en Internet, según un reciente estudio de We Are Social y Hootsuite.

El siguiente gráfico explica la irrupción del móvil en nuestras vidas cotidianas:

En una publicación anterior hablamos del cierre contable en Gextor, en este caso nos ocuparemos del cierre en Gextor Gestión Comercial, que se suele realizar entre diciembre del año a cerrar y enero del nuevo año.

PREVIAMENTE AL CIERRE EN GEXTOR GESTIÓN COMERCIAL

Lo primero que hay que saber es que, al contrario que el cierre en Contabilidad, el cierre en Gestión Comercial es un proceso totalmente IRREVERSIBLE.

Por tanto, es absolutamente fundamental realizar una copia de seguridad de las bases de datos:

• EMPRESAS
• EXTRAXXXXX, donde XXXXX es la numeración de la empresa a cerrar.

Si no sabes cómo realizar la copia, ponte en contacto con nuestro servicio técnico.

Antes de realizar el cierre, es también muy recomendable realizar una integridad tradicional, dado que el proceso incluye un cálculo del stock final del ejercicio a cerrarr. Ese sotck será el inicial del nuevo ejercicio. Por tanto, para que el cálculo se realice de la manera más precisa posible, realiza una integridad de datos. La integridad tradicional se realiza desde el Administrador, en Utilidades / Integridad de datos / Integridad tradicional.

Si hace tiempo que no lo haces, también es muy recomendable realizar un Inventario físico, como ya explicamos en una publicación anterior sobre recuento de inventario.

Como en el caso del cierre contable, hemos preparado un vídeo para explicarte (y mostrarte) todo lo que debes saber. Pero si eres de los que prefiere leer las instrucciones a verlas en un vídeo, más abajo te explicamos también los pasos a seguir por pantallas.

VENTANA DE CIERRE EN GEXTOR GESTIÓN COMERCIAL

• El proceso de cierre se realiza desde el menú de Utilidades / Cierre de Ejercicio. En esa ventana figurará el ejercicio a cerrar (2016 en este caso) y el Nuevo ejercicio (2017 en este caso).
• El programa ofrece la posibilidad en este mismo proceso, de reinicializar los numeradores. Es decir, de empezar por el número 1 en todas las series de documentos de venta. Si no lo seleccionas, la numeración del nuevo ejercicio continuará donde ha terminado la del ejercicio anterior.
• Asimismo, puedes indicar si deseas eliminar algunos datos históricos que ya no sean de importancia.

PROCESO DE CIERRE EN GEXTOR GESTIÓN COMERCIAL

• El programa primeramente te pedirá confirmación del cierre: “¿Desea cerrar el ejercicio 2016?”, pregunta a la que habrá que contestar que sí, o el cierre no se realizará.
• Si la empresa tiene documentos pendientes (presupuestos, pedidos o albaranes, de venta o de compra) en el ejercicio a cerrar, el programa te hará la siguiente pregunta:

1. Si pulsas “SÍ”, se realizará el proceso de cierre, pasando todos los documentos al ejercicio siguiente.
2. Si pulsas “NO”, se realizará el proceso de cierre, pero los documentos pendientes quedarán en el ejercicio a cerrar.
3. Al pulsar ·SELECCIONAR, puedes seleccionar a continuación qué documentos quieres traspasar al ejercicio siguiente.

IMPORTANTE: Si los documentos pendientes son “Albaranes” y se pasan al ejercicio siguiente, no podrán modificarse ni suprimirse en este nuevo ejercicio, solo podrán facturarse.

Una vez hayas contestado a todas las preguntas, el programa realizará el cierre, abrirá el nuevo ejercicio y calculará el stock inicial de este.

REPETICIÓN DEL CIERRE EN GEXTOR GESTIÓN COMERCIAL

El cierre se puede realizar tantas veces se quiera, aunque la apariencia de la ventana cambia a partir de la segunda vez que se realiza. Cada vez que se realice el cierre, se recalculará el stock inicial del nuevo ejercicio, conforme a los cambios realizados en el ejercicio a cerrar:

DESBLOQUEO DEL EJERCICIO CERRADO

Una vez realizado el CIERRE, el programa bloquea todos los datos del ejercicio por medio del campo “Bloqueo de Información”. Está incluido incluido en el ADMINISTRADOR, Ficheros/Empresas/ Periodos:

Si posteriormente necesitas introducir movimientos o realizar ajustes en el ejercicio 2016, simplemente tendrás que modificar esa fecha de bloqueo o borrarla. La fecha de bloqueo se volverá a grabar automáticamente en cuanto realices el cierre de nuevo.

Si necesitas ayuda para cualquiera de estos pasos, contacta con nuestro servicio técnico, ¡te atenderemos encantados!

Dado que en el proceso de cierre en el módulo de Gestión Comercial se realiza un cálculo del inventario inicial del ejercicio siguiente, es necesario que el stock del ejercicio a cerrar sea el correcto.Para lograr esto, es altamente recomendable que realices una Integridad de datos y un Inventario en Gextor.

Inventario en Gextor: Integridad de datos

Lo primero es realizar una Integridad Tradicional, que es la más completa. La integridad se realiza desde el módulo ADMINISTRADOR.

Este proceso nos realizará dos preguntas. La primera es esta:

Es recomendable contestar que Sí, dado que un precio medio 0 no permite calcular los beneficios. Solo para esos casos, utilizamos por tanto el precio de la primera entrada. Si no te interesa el cálculo de beneficios, no es imprescindible.

La segunda pregunta es:

Es recomendable contestar Sí, cuando los precios de los proveedores se mantienen estables. En caso de que sus proveedores suelan variar los precios, es recomendable seleccionar No en esta opción.

Inventario en Gextor: Inventario físico

Una vez realizada la integridad, cambiamos al módulo GESTIÓN COMERCIAL, para comenzar a hacer el inventario.

El inventario en Gextor se realiza con la opción Inventario Físico, en el menú Almacén.

Lo primero que haremos será indicarle la fecha de inicio del Inventario, el almacén del que se va a realizar y la descripción, y podemos comenzar con los pasos del mismo:

1. LISTADO PARA RECUENTO

El primer paso es este listado, en el que puede realizar los filtros que necesite. El listado tiene la finalidad de que el operario u operarios que vayan a realizar el inventario físico puedan anotar en el mismo las unidades reales (“físicas”) que hay de cada artículo.

Dado que el programa no obliga a realizar el inventario en una única sesión, se pueden imprimir varios listados, para ir haciendo el recuento físico en sucesivas sesiones.

2. INTRODUCCIÓN DEL STOCK FÍSICO

Este paso nos permite introducir el stock real de cada artículo, que habremos anotado. En la tabla de la parte inferior, aparecen todos los artículos obtenidos en el listado previo.

En la tabla de la parte inferior, aparecerán todos los artículos obtenidos en el “Listado” anterior. Contamos con un botón “Seleccionar”, para indicar al programa si queremos realizar una selección de los mismos, y el botón “Posicionar”, que permite, en esa selección, posicionarse en un artículo concreto.

Si dispones de un sistema automático de inventario físico mediante Mobile Inventario, puedes reemplazar esta operación manual por el botón “Importar”, mediante el cual el programa leerá los datos del fichero que se indique.

Al finalizar la introducción de datos y pulsar “Aceptar”, el programa realizará la siguiente pregunta:

Si contestamos que Sí, los artículos que hayamos dejado en blanco nos los dejará con stock 0.

Si contestamos que No, los artículos que hayamos dejado en blanco permanecerán como estaban.

3. LISTADO DE DIFERENCIAS

Esta opción presenta en una tabla las diferencias existentes entre el stock real, que es el que se ha introducido en la fase inmediata anterior, y el stock teórico que tiene la aplicación. Al pulsar “Aceptar” se generará el listado.

4. REGULARIZACIÓN DE STOCKS

En este paso se regularizan automáticamente todas las diferencias enter el stock real y el teórico. Se puede seleccionar los artículos que se desea regularizar, o hacer que se regularicen todos, mediante el check que figura abajo. Al pulsar “Aceptar” se originará un movimiento de almacén por cada regularización de stock en los artículos seleccionados:

5. RESUMEN

Se presenta de forma resumida en pantalla las operaciones que se han realizado en el inventario. Se indican datos como el número de artículos existentes, los artículos regularizados o los artículos pendientes de regularizar. Con esta fase podemos dar el inventario físico por terminado. No obstante, tenemos una opción más.

6. ANULACIÓN DE INVENTARIOS

La última opción permite anular todas las fases del inventario, dejando el almacén en la situación anterior al mismo. Es decir, anula todos los movimientos de regularización generados.

Una vez finalizado el Inventario físico, la empresa estará preparada para realizar propiamente el Cierre en Gestión Comercial, que te explicaremos en nuestra siguiente publicación.

El mes de Diciembre se aproxima la fecha que todo departamento contable vive con cierto estrés. Es el momento del cierre del ejercicio. Desde Extra Software, hemos preparado esta publicación y unos vídeos para explicar cómo realizar el cierre contable con Gextor con la máxima seguridad.

Preparando el cierre contable con Gextor

Lo primero, que no cunda el pánico: el cierre contable en Gextor es un proceso reversible. Es la creación de un ejercicio nuevo lo que no tiene vuelta atrás. Sin embargo, en el módulo de Gextor Contabilidad, abrir un ejercicio nuevo no necesariamente implica el cierre del anterior, ni ninguna operación contable.

Para abrir un ejercicio nuevo:

• Desde Contabilidad, accedemos a Cierre / Gestión de ejercicios.

• Nos situamos sobre el ejercicio a generar (pondrá la palabra “Nuevo”) y pulsamos “Aceptar”.

En unos segundos, tendremos el nuevo ejercicio abierto.

Ahora bien, si realmente queremos realizar el cierre contable, si bien como hemos dicho es un proceso reversible, es recomendable hacer una copia de seguridad. Las bases de datos que habrá que copiar serán

• EMPRESAS y
• EXTRAXXXXX (donde XXXXX es el número de la empresa a cerrar)

Este paso no es imprescindible como hemos dicho, pero sí altamente recomendable.

Realizando el cierre contable con Gextor

Hemos preparado un vídeo que explica paso a paso cómo hacer el cierre, para que no te pierdas nada. Recuerda que…Si ha ido mal, lo único que no podemos eliminar es el nuevo ejercicio, una vez creado, pero sí podemos fácilmente deshacer el cierre contable. Te lo mostramos también en el vídeo…Así que… ¡dale al play!