Presentación de los Libros Oficiales con Gextor

Gextor permite la presentación de los Libros Oficiales de la contabilidad para su legalización. La finalidad de la legalización de libros es “precintar” la información contenida en los mismos para que no se pueda manipular posteriormente. El archivo y custodia de estos Libros, que son secretos, corresponden a la Empresa. Todo empresario debe llevar, independientemente del tipo de empresa a la que pertenezca, al menos un libro de inventarios y Cuentas anuales y un libro Diario (art. 25 del Código de Comercio).
La instancia de Presentación solicitando la legalización de los libros se debe presentar en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Por ejemplo si se cierra el ejercicio a 31/12/2017, el plazo será hasta el 30/04/2018.
El artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil señala que “en el caso que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones”.
Los libros se pueden presentar, según el Ilustre Colegio de Registradores de España, de las siguientes formas:
• En formato digital.
• Telemáticamente.
Gextor permite la presentación de la primera forma. Para la presentación telemática es necesario abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Veamos ahora cómo es el proceso en Gextor:
En Gextor la obtención de los libros se hace a través del programa de Contabilidad en el menú de Cierre y luego Listado de Libros Oficiales

Gextor permite obtener los libros en en soporte magnético (formato hoja de cálculo). Los pasos iniciales para obtenerlos son los siguientes:

GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

EL DIARIO

Aunque Gextor admite la presentación en formatos detallado y resumido, por defecto se presentará detallado, entre el 01/01 y el 31/12, desde la página 1 (lógicamente también está el caso de las empresas con el ejercicio partido).
En caso de que sea Formato Resumido se puede presentar desde el Nivel 2 hasta al último.
Gextor da también la posibilidad de incluir o no los diarios de ajustes.

BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

Por defecto se propone Trimestral y del nivel 2 al nivel 3:

La normativa obliga a presentar dicho balance al menos trimestralmente. Los niveles se pueden presentar con mayor o menor grado de detalle, aunque el programa propone por defecto de nivel 2 a nivel 3.

INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

Se presentan habitualmente el Balance de Situación y la Cuenta de Explotación a 31/12.
Estos informes se presentan comparativamente con el ejercicio anterior.
Dependiendo del tipo de empresa y de informe que presente, se deben o no presentar los siguientes informes:

• Informe de Cambios de Patrimonio neto
• Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto
• Flujo de Efectivo
• Memoria

En este cuadro establecemos los documentos que normalmente se deberían presentar según el tipo de empresa:

La Memoria se debe presentar con el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, luego debería presentarse siempre con estos dos informes, pero es práctica habitual en ciertas empresas presentarla sólo en el Depósito de Cuentas Anuales.
Para que puedan generarse en los Libros Oficiales, todos estos informes, con la misma numeración con que figuran en la pantalla de Libros Oficiales, deben haber sido grabados y obtenidos en el apartado Informes de Gextor.
El informe de Cambios en Patrimonio Neto y los Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto deben ir asociados al tipo de Balance de Situación y Cuenta de Explotación correspondientes (el normal al normal, el abreviado al abreviado…)
Asimismo, el informe de Ingresos y Gastos en Patrimonio Neto debe indicar los epígrafes correspondientes en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias que corresponda.

LA MEMORIA

Para generarla debemos acceder a la opción de Depósito de Cuentas del programa, para lo cual debemos entrar en el módulo de Modelos Oficiales:

Clicaremos luego en Modelos Oficiales y Cuentas Anuales:

Y a continuación el apartado “Memoria”:

Hay que aclarar que Gextor únicamente genera la Memoria Abreviada y la de Pymes. Seleccionaremos el modelo que corresponda y pulsaremos “Nueva”:

Se generará un docuento en formato Word que podremos guardar y editar a nuestra conveniencia::

FORMATO DE PRESENTACIÓN EN GEXTOR

Con la excepción de la Memoria, que se puede importar en este formato Word desde el programa Legalia, el resto de informes se generan en formato de Hoja de cálculo excel. Es imprescindible, para que puedas hacer uso de esta funcionalidad en la aplicación, tener instalado este software en el ordenador desde el que quieras generar los documentos electrónicos. También tienes que seleccionar el botón “generar documento legal” en la ventana de obtención.

Esto generará un fichero Excel por cada uno de los informes solicitados, que se guardará por defecto en una carpeta llamada “Legalizar” dentro del directorio de trabajo.

Dentro de dicha carpeta, Gextor generará una sub-carpeta con el número de la empresa de la que se está obteniendo el informe. Cada fichero lleva un nombre descriptivo del tipo de informe que se ha generado:

Una vez generados estos archivos, el resto del proceso lo puedes hacer desde el programa Legalia del Colegio de Registradores. Clica en la imagen para acceder a la web de descargas de registradores.org