Despapelización: el primer paso para lograr la transformación digital de la empresa
Los procesos de transformación digital son fundamentales en la actualidad, sobre todo si queremos que nuestra empresa sobreviva a largo plazo. Por ejemplo, la automatización de procesos, el uso de software, el Big Data, el Internet de las Cosas (IoT) o la robótica son algunos de sus aspectos más destacados. Pero el proceso de transformación digital de cualquier empresa siempre tiene un primer paso: la despapelización. En el post de hoy explicaremos en qué consiste y cómo supone el pilar fundamental para comenzar la transformación digital de nuestro negocio.
CONTENIDOS
La despapelización y la transformación digital
Ventajas de la despapelización
¿Cómo lograr un cambio cultural en la empresa que permita la transformación digital?
Despapelización: elemento clave para mejorar el medio ambiente
La despapelización y la transformación digital
Atrás quedaron esos tiempos en los que los manuales de procesos, las plantillas, los contratos, las facturas y los documentos internos estaban impresos en papel. Hoy en día, las empresas más innovadoras han dejado de utilizar papel y otras están en plena despapelización.
La despapelización es el comienzo de la transformación digital porque modifica la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos y aumenta la eficiencia de sus operaciones, facilitando procesos y contribuyendo positivamente al medio ambiente. Dejar de lado el uso de papel no solo agiliza las gestiones y las comunicaciones, sino que también permite usar medios virtuales para integrar y compartir la información relevante de un negocio.
La despapelización allana el camino hacia la digitalización, agilizando procesos, eliminando errores derivados de la gestión manual y liberando espacio físico.
Ventajas de la despapelización
Impulsar una iniciativa que deje a un lado la utilización del papel y propicie la digitalización de los documentos, conlleva muchos beneficios:
1. Tiempos reducidos en la búsqueda de datos
Digitalizar los contratos, las facturas, las transacciones, los manuales y todo tipo de documento que se maneje en una empresa, permite que sus empleados puedan acceder rápidamente a los archivos y datos que necesitan, ya que la despapelización involucra a plataformas de software que recopilan, sistematizan y ofrecen una disponibilidad de la información instantánea.
2. Mayor flexibilidad y disponibilidad de los documentos
La virtualización de los documentos posibilita a los usuarios el acceso a archivos y datos desde cualquier dispositivo móvil que tenga acceso a internet. Es decir, ya no hace falta ir a la oficina para buscar el dato que se necesita, basta con ingresar a la plataforma de gestión a través de un PC o un teléfono móvil que esté conectado a internet.
3. Más seguridad para la empresa
La despapelización es una estrategia clave para impulsar la seguridad de la empresa en varios sentidos. Por un lado, evita que los documentos se arruinen por eventos desafortunados como humedad, incendios, moho, desastres naturales, robos o hurtos. Y por el otro, con las soluciones de administración de archivos virtuales, es posible establecer perfiles de usuarios que garanticen que solo los individuos autorizados tengan acceso a determinada información.
4. Menores costos para la organización
Por último, despapelizar implica también dejar de lado los costos de la gestión de documentos físicos como la compra de papel, alquiler de archivos y dispositivos, impresiones, logística, movilidad o destrucción de materiales obsoletos.
¿Cómo lograr un cambio cultural en la empresa que permita la transformación digital?
La transformación digital, la despapelización y la gestión documental digital siempre deben estar acompañadas por un cambio cultural en la empresa. La clave para lograrlo son siempre las personas. Y es a ellos a quienes hay que educar y capacitar para que compartan una misma cultura tecnológica dentro de la organización de la que forman parte.
Existen varias acciones que se pueden empezar a trabajar para allanar el camino de la transformación digital en la empresa de forma paulatina y amigable para todos sus empleados:
1. Limitar el uso del papel
A partir de la identificación de los documentos que pueden ser sustituidos por una versión digital, es necesario capacitar a los trabajadores para que puedan realizar este cambio y también es fundamental una supervisión constante que ofrezca la ayuda y asistencia que sea necesaria. Se trata de ir reemplazando los documentos en papel por un sistema de gestión documental
2. Digitalización de los procesos
Se trata de digitalizar procesos tanto internos como con los clientes, para poder asegurar la misma comodidad y seguridad que existían en los procesos presenciales y con los documentos en papel.
Este es el verdadero cambio de paradigma: Recursos humanos, finanzas, contabilidad, legal, marketing, almacenaje y logística, entre otras áreas, deben definir qué procesos quieren despapelizar para poder avanzar así en la transformación digital.
3. Firma electrónica o digital
Hablamos de la firma electrónica o digital que sirve para estampar y otorgar valor legal a los documentos en su versión digital.
Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel, firma del empleador y del empleado, la empresa puede decidir usar un software que aplique la firma digital para que con un solo “clic”, el empleador y el empleado firmen con validez legal un recibo de sueldo digital. Para ello, es necesario que las empresas otorguen a sus trabajadores la posibilidad de registrar su firma digital frente a una autoridad de registro certificada.
Despapelización: elemento clave para mejorar el medio ambiente
Según los últimos estudios realizados, casi el 65% de las organizaciones, tanto públicas como privadas, siguen utilizando información basada en papel. Esto incluye administración de contratos/compras, procesamiento de facturas, ingresos del personal y recibos de sueldos, gestión interna y demás procesos
¿Sabías que para hacer un promedio de 12.000 hojas de papel se necesita la celulosa de un solo árbol como promedio? Según las investigaciones realizadas, se requieren 15 árboles para fabricar una tonelada de papel. Es necesario comunicar, acompañar y establecer metas para modificar el comportamiento cultural de nuestra sociedad.
La empresa debe identificar cómo y dónde se utiliza el papel y sopesar lo que la empresa u organización puede cambiar, para avanzar a hacia la despapelización.
En Extra Software somos expertos en procesos de transformación digital. Si deseas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
